Mở đầu:
Bộ Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với các cơ quan liên quan khảo sát vướng mắc thực tế liên quan đến việc số hóa, tổng hợp các quy định hiện hành và xây dựng văn bản số 7197/BKHCN-CĐSQG ngày 29/11/2025 hướng dẫn việc số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị để các cơ quan áp dụng.
Nội dung số hướng dẫn số hoá sẽ giải quyết một số điểm chính sau:
- Đưa ra các nguyên tắc số hoá thống nhất.
- Hướng dẫn việc xác định hồ sơ, tài liệu ưu tiên số hoá, tài liệu không phù
hợp số hoá và tài liệu hạn chế số hoá để giải quyết vướng mắc và lo ngại việc số hoá tràn lan, lãng phí.
- Hướng dẫn việc đánh giá các tài liệu trước khi số hoá để xác định nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu gốc, cân nhắc lợi ích và chi phí khi lựa chọn tài liệu thực hiện số hoá.
- Hướng dẫn một quy trình số hoá thống nhất cho tất cả các loại tài liệu và các cơ quan thực hiện (đối với các tài liệu đặc thù đã có quy định chi tiết của pháp luật thì tham chiếu, áp dụng theo các quy định hiện hành).
- Hướng dẫn việc lập dữ liệu đặc tả (metadata) và việc kết nối chia sẻ dữ liệu sau số hoá đẻ khai thác, dùng chung; tránh cát cứ, phân mảnh việc số hoá.
- Hướng dẫn việc đánh mã định danh tài liệu số hoá và đặt tên tệp tài liệu số hoá thống nhất, duy nhất trong toàn hệ thống chính trị, tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác dùng chung.
Nội dung:
Qua khảo sát của Bộ Khoa học và Công nghệ đã chỉ ra một số vướng mắc trong công tác số hóa như: Hiện nay, mới có quy định về số hoá tài liệu lưu trữ, các tài liệu khác chưa có quy định/hướng dẫn số hoá; Cần phải kết nối, chia sẻ tài liệu số hoá, tránh tình trạng số hoá chồng lấn, trùng lặp, lãng phí; Cần có nguyên tắc ưu tiên số hoá, tránh số hoá tràn lan, thiếu trọng điểm dẫn đến kém hiệu quả; Định mức số hoá còn thấp, thiếu kinh phí triển khai thực hiện.
1. Phạm vi hướng dẫn và đối tượng áp dụng
Tài liệu hướng dẫn này áp dụng cho việc số hoá hồ sơ, tài liệu, tư liệu từ dạng giấy hoặc vật lưu trữ tin khác thành dạng số và quản lý trong hệ thống thông
tin phục vụ khai thác, sử dụng.
Đối với từng loại loại cụ thể, trường hợp có những quy định trong các văn bản hiện hành khác với nội dung trong hướng dẫn này thì áp dụng quy định trong
những văn bản đó.
Đối tượng áp dụng văn bản hướng dẫn này là các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị bao gồm: các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, đơn vị tại địa phương; các cơ quan, đơn vị thuộc tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.
2. Nguyên tắc số hoá
a) Bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác
Quá trình số hoá phải phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung, hình thức và giá trị của bản gốc; không làm thay đổi, sai lệch hoặc làm mất giá trị pháp lý của tài liệu. Kết quả số hoá phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực trước khi đưa vào sử dụng.
b) Tuân thủ tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật
Việc số hoá phải áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về định dạng tệp, cấu trúc dữ liệu, dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu/metadata), đảm bảo khả năng liên thông, tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin.
c) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin
Dữ liệu số hoá phải được quản lý, lưu trữ và bảo vệ theo đúng quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân; có
cơ chế phân quyền, sao lưu, mã hoá và phục hồi dữ liệu.
d) Bảo đảm khả năng truy xuất và lưu vết
Mọi hoạt động tạo lập, chỉnh sửa, truy cập dữ liệu số hoá phải được ghi nhận,
lưu vết đầy đủ nhằm phục vụ việc kiểm tra, xác minh và đảm bảo tính minh bạch.
đ) Ưu tiên theo giá trị và nhu cầu sử dụng
Việc số hoá cần được thực hiện theo lộ trình, tập trung vào các tài liệu, dữ liệu và quy trình có giá trị cao, phục vụ trực tiếp công tác quản lý, điều hành, cung cấp dịch vụ công và các hoạt động trọng yếu của cơ quan, tổ chức.
e) Khuyến khích mở và chia sẻ dữ liệu
Dữ liệu số hoá không thuộc phạm vi bí mật Nhà nước hoặc dữ liệu hạn chế được khuyến khích chia sẻ, khai thác, sử dụng lại theo cơ chế phù hợp; thúc đẩy
hình thành và phát triển dữ liệu mở.
g) Bảo đảm cập nhật, duy trì và sử dụng lâu dài
Dữ liệu số hoá phải được quản lý, cập nhật thường xuyên, chuyển đổi định dạng khi cần thiết để đảm bảo tính sẵn sàng và khả năng sử dụng lâu dài.
h) Bảo đảm giá trị pháp lý
Tài liệu, hồ sơ sau số hoá được chứng thực điện tử, ký số hoặc gắn các yếu tố xác thực cần thiết để xác định rõ tính tin cậy, bảo đảm giá trị pháp lý tương
đương bản gốc theo quy định của pháp luật.
i) Lấy người sử dụng làm trung tâm
Quá trình số hoá phải hướng tới mục tiêu phục vụ người dân, doanh nghiệp và cán bộ, bảo đảm dữ liệu được truy cập, khai thác và sử dụng thuận tiện, dễ dàng; làm cơ sở đơn giản hoá thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước.
k) Bảo đảm tính đồng bộ và tích hợp
Việc số hoá được thực hiện thống nhất, đồng bộ, kết nối, chia sẻ trong Khung
kiến trúc tổng thể quốc gia số, hệ thống thông tin của các cơ quan, tổ chức; tránh
trùng lặp, phân tán và cát cứ dữ liệu.
Chi tiết nội dung hướng dẫn việc số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị xem tại đây.